Wielu przedsiębiorców cały czas nie potrafi jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie: czy na fakturze VAT musi być podpis? Ta niepewność sprawia, że nie wiemy, czy powinniśmy przyjmować faktury, które go nie zawierają. Patrząc od drugiej strony, nie wiemy też, czy musimy podpisywać się na każdym dokumencie, który wysyłamy do swoich klientów. Czy faktura bez podpisu stanowi podstawę do odliczenia VAT?

Niejednokrotnie spotkałam się z obawami o to, że faktura, która nie zawiera podpisu oraz pieczątki firmy nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT. Przedsiębiorcy boją się, że taki dokument może zostać uznany za spreparowany tylko po to, aby wyłudzić VAT. Zgodnie z przepisami jednak fakturę taką możemy uznać za prawidłową, o ile zawiera wszystkie elementy zawarte w przepisach rozporządzenia.

Zgodnie z informacjami podanymi przez Ministerstwo Finansów spis elementów, które powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT, znajduje się w § 9 pkt 1 § 21 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 542.

Co musi zawierać faktura VAT?

Zgodnie z rozporządzeniem faktura VAT, aby została uznana za prawidłowo wystawioną, musi zawierać:
– datę wystawienia,
– kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy,
– numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a,
– numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b,
– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
– nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
– miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
– cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
– kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
– wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
– stawkę podatku,
– sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
– kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
– kwotę należności ogółem.

Oznacza to, że przepisy nie wymagają, aby podatnik musiał podpisywać faktury. Nie wymagają też stawiania na nich pieczątek. Jeśli wystawiona faktura zawiera wszystkie wymienione wyżej elementy, będzie podstawą do czynności podatkowych i księgowych.